Πώς να φτιάξετε μια δομή ανάλυσης εργασιών

Ζητήστε από κάποιον να σχεδιάσει την ανακαίνιση μιας κουζίνας και συνήθως θα ξεκινήσει καταγράφοντας ενέργειες: "να καλέσω υδραυλικό, να αγοράσω πλακάκια, να βάψω τους τοίχους". Μέσα σε ένα λεπτό η λίστα φτάνει τα είκοσι στοιχεία, μισά από τα οποία επικαλύπτονται, και λείπουν τρία πράγματα που θα θυμηθεί μόνο όταν θα είναι πια αργά. Το πρόβλημα δεν είναι η προσπάθεια. Είναι ότι ξεκίνησε από τις δραστηριότητες αντί για τα παραδοτέα — και αυτό είναι ακριβώς το λάθος που μια δομή ανάλυσης εργασιών έχει σχεδιαστεί να αποτρέψει.

Μια δομή ανάλυσης εργασιών (WBS) είναι μια ιεραρχική ανάλυση όλων όσων θα παραδώσει το έργο, χωρισμένη επίπεδο προς επίπεδο μέχρι κάθε κομμάτι να είναι αρκετά μικρό ώστε να εκτιμηθεί, να ανατεθεί και να διαχειριστεί. Η κρίσιμη λέξη είναι παραδοτέο. Ένα WBS δεν είναι λίστα εργασιών ούτε χρονοδιάγραμμα — δεν έχει ημερομηνίες, ούτε σειρά, ούτε βέλη. Είναι η απάντηση σε μία ερώτηση: τι παράγουμε, συνολικά; Αν το πετύχετε αυτό, η λίστα εργασιών, οι εκτιμήσεις και το χρονοδιάγραμμα προκύπτουν όλα καθαρά από αυτό. Αν το κάνετε λάθος, οτιδήποτε χτιστεί από πάνω κληρονομεί τα κενά.

Με βάση τα παραδοτέα ή με βάση τις φάσεις

Υπάρχουν δύο τρόποι να σχεδιάσετε το ανώτερο επίπεδο ενός WBS, και η επιλογή καθορίζει τον τόνο για όλα όσα βρίσκονται από κάτω.

• Με βάση τα παραδοτέα αναλύει σύμφωνα με το τι παράγεται. Το ανώτερο επίπεδο ενός έργου ιστότοπου θα μπορούσε να είναι: Σχέδια, Περιεχόμενο, Κατασκευασμένος ιστότοπος, Υλικό κυκλοφορίας. Κάθε κλάδος είναι ένα απτό αποτέλεσμα που θα μπορούσατε να δείξετε με το δάχτυλο.
• Με βάση τις φάσεις αναλύει σύμφωνα με το στάδιο εργασίας. Το ίδιο έργο: Διερεύνηση, Σχεδιασμός, Κατασκευή, Δοκιμές, Κυκλοφορία. Κάθε κλάδος είναι μια χρονική περίοδος, και τα παραδοτέα βρίσκονται από κάτω.

Οι περισσότερες σύγχρονες κατευθυντήριες γραμμές προτιμούν την προσέγγιση με βάση τα παραδοτέα, επειδή είναι πιο δύσκολο να ξεχάσετε ένα παραδοτέο παρά μια φάση, και επειδή συνδέει την ανάλυση με αποτελέσματα αντί για κουτάκια ημερολογίου. Η προσέγγιση με βάση τις φάσεις φαίνεται πιο φυσική σε όσους σκέφτονται με χρονογραμμές, και ταιριάζει εύκολα αργότερα σε ένα διάγραμμα Gantt. Καμία από τις δύο δεν είναι λάθος. Αν έχετε αμφιβολίες, ξεκινήστε με τα παραδοτέα στην κορυφή και αφήστε τις φάσεις να προκύψουν ως υπο-επίπεδα εκεί που βοηθούν.

Ο κανόνας του 100%

Αυτός είναι ο μοναδικός κανόνας που κάνει ένα WBS αξιόπιστο, και ισχύει και προς τις δύο κατευθύνσεις. Τα παιδιά κάθε στοιχείου πρέπει να αθροίζουν ακριβώς στο 100% αυτού του στοιχείου — ούτε περισσότερο, ούτε λιγότερο.

"Όχι λιγότερο" σημαίνει ότι αν χωρίσετε το "Περιεχόμενο μαθήματος" σε ενότητες 1, 2 και 3, αλλά στην πραγματικότητα υπάρχει και ενότητα 4, το WBS σας λέει ψέματα — έχει χάσει δουλειά. "Όχι περισσότερο" σημαίνει ότι τα παιδιά δεν πρέπει να περιλαμβάνουν τίποτα που δεν ανήκει στον γονέα: αν από το "Κατασκευή ιστότοπου" προκύψει ένα παιδί με το όνομα "Σχεδιασμός μάρκετινγκ", αυτή η δουλειά ανήκει σε άλλον κλάδο, και έχετε δημιουργήσει επικάλυψη. Η επικάλυψη είναι ύπουλη, γιατί δύο άνθρωποι πιστεύουν ο καθένας ότι την ευθύνη την έχει ο άλλος, ή την αναλαμβάνουν και οι δύο, και σε κάθε περίπτωση η ανάλυση παύει να είναι καθαρός χάρτης της δουλειάς.

Πακέτα εργασίας: εκεί όπου σταματά η ανάλυση

Δεν αναλύετε επ' άπειρον. Το χαμηλότερο επίπεδο κάθε κλάδου ονομάζεται πακέτο εργασίας — η μικρότερη μονάδα που θα σχεδιάσετε και θα παρακολουθήσετε στην πράξη. Ένα πακέτο εργασίας είναι ένα παραδοτέο αρκετά μικρό ώστε ένα άτομο (ή μια μικρή ομάδα) να μπορεί να είναι υπεύθυνο γι' αυτό, να μπορείτε να εκτιμήσετε την προσπάθειά του με εύλογη σιγουριά, και να μπορείτε να πείτε χωρίς αμφιβολία πότε έχει ολοκληρωθεί. Το "Ηχογράφησε την ενότητα 2" είναι πακέτο εργασίας. Το "Φτιάξε το μάθημα" δεν είναι — είναι όλο το έργο. Το "Πάτησε το κουμπί εγγραφής" είναι πολύ μικρό — είναι ένα βήμα μέσα σε ένα πακέτο εργασίας, όχι μονάδα διαχείρισης.

Πόσο βαθιά πρέπει να φτάσετε; Ο κανόνας 8/80

Ο πιο συχνά αναφερόμενος εμπειρικός κανόνας είναι ο κανόνας 8/80: ένα πακέτο εργασίας θα πρέπει να αντιπροσωπεύει κάπου ανάμεσα σε 8 και 80 ώρες προσπάθειας — περίπου από μία ημέρα έως δύο εβδομάδες. Κάτω από μία ημέρα παρακολουθείτε θόρυβο· πάνω από δύο εβδομάδες το πακέτο γίνεται μαύρο κουτί όπου μια καθυστέρηση μπορεί να κρυφτεί πολύ καιρό πριν το προσέξει κανείς.

Αντιμετωπίστε το 8/80 ως έναν έλεγχο λογικής, όχι ως δόγμα. Ένας χρήσιμος σύντροφος είναι ο κανόνας της περιόδου αναφοράς: κανένα πακέτο εργασίας δεν θα πρέπει να διαρκεί περισσότερο από το διάστημα ανάμεσα στις ενημερώσεις κατάστασης. Αν αναθεωρείτε το πλάνο εβδομαδιαία, ένα πακέτο εργασίας τριών εβδομάδων θα παραμείνει "σε εξέλιξη" για δύο συνεχόμενες αναθεωρήσεις και δεν θα σας πει τίποτα για το αν είναι εντός χρονοδιαγράμματος. Αναλύστε το περαιτέρω μέχρι κάθε κομμάτι να μπορεί ευλόγως να αλλάζει κατάσταση ανάμεσα σε αναφορές.

Πώς να φτιάξετε πραγματικά ένα

Τρεις προσεγγίσεις, που όλες καταλήγουν στο ίδιο σημείο:

1. Από πάνω προς τα κάτω. Ξεκινήστε από το τελικό παραδοτέο και συνεχίστε να ρωτάτε "ποια είναι τα βασικά μέρη αυτού;" Αναλύστε κάθε μέρος με τον ίδιο τρόπο. Αυτή είναι η πιο αυστηρή διαδρομή και η ευκολότερη για να παραμείνετε ευθυγραμμισμένοι με τον κανόνα του 100%.
2. Νοητικός χάρτης. Τοποθετήστε τον στόχο στο κέντρο και διακλαδωθείτε προς τα έξω. Το οπτικό, ακτινωτό σχήμα ταιριάζει σε όσους σκέφτονται καλύτερα με εικόνες, και ξεμπλοκάρει μια κολλημένη ομάδα πιο γρήγορα από ένα επίσημο διάγραμμα.
3. Αυτοκόλλητα χαρτάκια. Ένα παραδοτέο ανά χαρτάκι, και μετά τα ομαδοποιείτε σε έναν τοίχο ή έναν εικονικό πίνακα και μετατρέπετε τις ομάδες σε ιεραρχία. Ιδανικό για μια ομάδα, γιατί όλοι προσθέτουν χαρτάκια ταυτόχρονα και ο όγκος από μόνος του φέρνει στην επιφάνεια ξεχασμένη δουλειά.

Όποια μέθοδο κι αν χρησιμοποιήσετε, κάντε το ως άσκηση ουσιαστικών, όχι ρημάτων. Γράψτε "Μονταρισμένη ενότητα 1", όχι "Μοντάρισε την ενότητα 1". Η γραμματική είναι μια πειθαρχία: τα ουσιαστικά σας αναγκάζουν να ονομάζετε αποτελέσματα, τα ρήματα σας δελεάζουν να επιστρέψετε στην καταγραφή δραστηριοτήτων. Τη μετατροπή σε ρήματα την κάνετε αμέσως στο επόμενο βήμα.

Ένα αναλυτικό παράδειγμα

Ορίστε ένα μικρό WBS με βάση τα παραδοτέα για την κυκλοφορία ενός διαδικτυακού μαθήματος, με βάθος τριών επιπέδων:

• 1. Περιεχόμενο μαθήματος
  • 1.1 Ενότητα 1 (σενάριο, βιντεοσκόπηση, μοντάζ βίντεο)
  • 1.2 Ενότητα 2 (σενάριο, βιντεοσκόπηση, μοντάζ βίντεο)
  • 1.3 Ενότητα 3 (σενάριο, βιντεοσκόπηση, μοντάζ βίντεο)
  • 1.4 Ενότητα 4 (σενάριο, βιντεοσκόπηση, μοντάζ βίντεο)
• 2. Υλικό πωλήσεων
  • 2.1 Κείμενο και σχεδίαση σελίδας πωλήσεων
  • 2.2 Σειρά email υποδοχής
• 3. Ρύθμιση πλατφόρμας
  • 3.1 Μάθημα αναρτημένο και δομημένο
  • 3.2 Πληρωμή και εγγραφές ρυθμισμένες
• 4. Κυκλοφορία
  • 4.1 Ανακοίνωση δημοσιευμένη
  • 4.2 Εγγραφές πρώτης εβδομάδας παρακολουθούμενες

Παρατηρήστε ότι κάθε φύλλο είναι κάτι που θα μπορούσατε να δείξετε λέγοντας "έγινε" ή "δεν έγινε", και ότι οι τέσσερις ανώτεροι κλάδοι καλύπτουν μαζί ολόκληρο το έργο χωρίς κενά και χωρίς επικαλύψεις. Αυτό είναι ένα WBS που θα επιβιώσει στην επαφή με την πραγματικότητα.

Από το WBS στη λίστα εργασιών και στο διάγραμμα Gantt

Το WBS είναι το θεμέλιο, όχι το ολοκληρωμένο πλάνο. Για να το μετατρέψετε σε κάτι εκτελέσιμο, πάρτε τα στοιχεία του χαμηλότερου επιπέδου — τα πακέτα εργασίας — και διατυπώστε ξανά το καθένα ως εργασία με ρήμα: το "Μονταρισμένη ενότητα 1" γίνεται "Μοντάρισε την ενότητα 1". Αυτή είναι η λίστα εργασιών που στη συνέχεια βάζετε σε σειρά, εκτιμάτε και τοποθετείτε σε χρονογραμμή. Ο οδηγός μας για το πώς να φτιάξετε διάγραμμα Gantt συνεχίζει ακριβώς από εκεί, και η εκτίμηση διαρκειών είναι πολύ πιο εύκολη όταν κάθε εργασία είναι ένα σωστά μεγεθυμένο πακέτο εργασίας αντί για έναν ασαφή όγκο. Το WBS τροφοδοτεί απευθείας και τα δύο — γι' αυτό η εκπόνησή του πρώτα, έστω και πρόχειρα, ανταποδίδει τον χρόνο πολλαπλάσια. Αν θέλετε τη μεγαλύτερη εικόνα του πού βρίσκεται αυτό το βήμα, δείτε το ολοκληρωμένο πλαίσιο σχεδιασμού έργου.

Συνηθισμένα λάθη

• Καταγραφή δραστηριοτήτων αντί για παραδοτέα. Το προπατορικό αμάρτημα. Το "Κάλεσε υδραυλικό, αγόρασε πλακάκια" είναι λίστα ρημάτων: δεν έχει δομή και ξεχνάει πράγματα. Αναλύστε πρώτα τα αποτελέσματα, εξαγάγετε τις δραστηριότητες μετά.
• Πολύ βαθιά ανάλυση — ή πολύ ρηχή. Ένα WBS με πακέτα εργασίας δύο ωρών σας θάβει σε διοικητική δουλειά· ένα με πακέτα δύο μηνών κρύβει τον κίνδυνο. Οι κανόνες 8/80 και της περιόδου αναφοράς υπάρχουν για να σας κρατούν στη ζώνη όπου η ανάλυση είναι χρήσιμη.
• Επικάλυψη μεταξύ κλάδων. Όταν δύο κλάδοι διεκδικούν και οι δύο το ίδιο κομμάτι δουλειάς, η ευθύνη θολώνει και οι εκτιμήσεις μετρούν διπλά. Ο κανόνας του 100% το εντοπίζει αυτό, αν πραγματικά τον εφαρμόσετε κουτί προς κουτί.
• Σύγχυση με χρονοδιάγραμμα. Ένα WBS δεν έχει ημερομηνίες ούτε εξαρτήσεις. Τη στιγμή που αρχίζετε να σχεδιάζετε βέλη, έχετε αφήσει το WBS και έχετε αρχίσει να χτίζετε το πλάνο — κάτι που είναι μια χαρά, αρκεί να έχετε ολοκληρώσει πρώτα την ανάλυση.

Συχνές ερωτήσεις

Είναι η δομή ανάλυσης εργασιών το ίδιο με μια λίστα εργασιών;

Όχι. Ένα WBS είναι μια ιεραρχία παραδοτέων — τα πράγματα που παράγει το έργο — χωρίς ημερομηνίες ή σειρά. Μια λίστα εργασιών είναι το επίπεδο σύνολο δραστηριοτήτων που προκύπτει από αυτήν. Το WBS έρχεται πρώτο και είναι πιο σταθερό· η λίστα εργασιών είναι αυτό που τελικά χρονοπρογραμματίζετε.

Πόσα επίπεδα πρέπει να έχει ένα WBS;

Όσα χρειάζονται για να φτάσετε σε πακέτα εργασίας περίπου μίας ημέρας έως δύο εβδομάδων προσπάθειας — συνήθως τρία ή τέσσερα επίπεδα για ένα μικρό έως μεσαίο έργο. Ο αριθμός των επιπέδων είναι αποτέλεσμα σωστής ανάλυσης, όχι στόχος που θέτετε εκ των προτέρων.

Με βάση τα παραδοτέα ή με βάση τις φάσεις — ποιο να χρησιμοποιήσω;

Η προσέγγιση με βάση τα παραδοτέα είναι η ασφαλέστερη προεπιλογή, γιατί είναι πιο δύσκολο να ξεχάσετε ένα παραδοτέο παρά μια φάση. Η προσέγγιση με βάση τις φάσεις φαίνεται πιο φυσική αν το έργο σας είναι πραγματικά χωρισμένο σε στάδια και ταιριάζει καθαρά σε μια χρονογραμμή. Μπορείτε να τις συνδυάσετε: παραδοτέα στην κορυφή, φάσεις ως υπο-κλάδοι εκεί που ξεκαθαρίζουν τα πράγματα.

Χρειάζονται πραγματικά τα μικρά έργα ένα WBS;

Χρειάζονται τη σκέψη πίσω από αυτό, ακόμα κι αν το αποτέλεσμα είναι απλώς μια γρήγορη λίστα με εσοχές. Η ανάλυση με βάση τα παραδοτέα για δέκα λεπτά εντοπίζει ξεχασμένη δουλειά που διαφορετικά θα εμφανιζόταν στη μέση του έργου. Η επισημότητα μπορεί να μειωθεί· η συνήθεια να αναλύετε τα αποτελέσματα πριν καταγράψετε ενέργειες, όχι.