Πώς να φτιάξετε διάγραμμα Gantt στο Excel

Ένα τεράστιο κομμάτι του παγκόσμιου προγραμματισμού έργων συμβαίνει σιωπηλά μέσα στο Excel, και του αξίζει λιγότερη περιφρόνηση απ' όση συνήθως εισπράττει από τους θιασώτες της «σωστής» διαχείρισης έργων. Δεν φτιάχτηκε ποτέ ως εργαλείο διαγραμμάτων Gantt — δεν υπάρχει κουμπί «Εισαγωγή Διαγράμματος Gantt» — όμως με ένα γνωστό κόλπο, το διάγραμμα ράβδων με στοίβαξη, μπορεί να παράγει ένα πραγματικά χρήσιμο διάγραμμα Gantt, χτισμένο πάνω σε δεδομένα που ήδη εμπιστεύεστε, μέσα σε ένα βιβλίο εργασίας που ήδη χρησιμοποιείτε. Αυτός ο οδηγός παρουσιάζει το κόλπο βήμα προς βήμα και μετά εξηγεί ειλικρινά πού αντέχει και πού σπάει σιωπηλά.

Τίποτα από όσα ακολουθούν δεν χρειάζεται πρόσθετα (add-ins), μακροεντολές ή επί πληρωμή πρότυπο. Πρόκειται για τα βασικά εργαλεία γραφημάτων που θα βρείτε σε οποιαδήποτε αρκετά πρόσφατη έκδοση του Excel, και η ίδια προσέγγιση ισχύει και στο Google Sheets, με μικρές διαφορές στα μενού.

Πώς να φτιάξετε διάγραμμα Gantt στο Excel: η μέθοδος των στοιβαγμένων ράβδων

Το κόλπο είναι ένα μικρό ταχυδακτυλουργικό τέχνασμα. Ένα διάγραμμα ράβδων με στοίβαξη σχεδιάζει κανονικά δύο τμήματα, το ένα μετά το άλλο, για κάθε γραμμή. Κάντε το πρώτο τμήμα — τις κενές ημέρες πριν ξεκινήσει μια εργασία — αόρατο, και μένει ορατό μόνο το δεύτερο τμήμα, να «επιπλέει» ακριβώς εκεί όπου πέφτει η εργασία στο ημερολόγιο. Μόλις το δείτε μια φορά, δεν ξεχνιέται, και είναι η βάση σχεδόν κάθε προτύπου «διαγράμματος Gantt στο Excel» που θα βρείτε online.

1. Διατάξτε τρεις στήλες: Εργασία, Ημερομηνία Έναρξης και Διάρκεια. Καταχωρίστε την Ημερομηνία Έναρξης ως πραγματική ημερομηνία του Excel, όχι ως κείμενο, αλλιώς το γράφημα δεν θα την απεικονίσει σωστά. Η Διάρκεια είναι ο αριθμός ημερών που διαρκεί η εργασία. Αν σας βολεύει περισσότερο να σκέφτεστε σε ημερομηνίες λήξης, προσθέστε μια στήλη Ημερομηνία Λήξης και υπολογίστε τη Διάρκεια ως Ημερομηνία Λήξης μείον Ημερομηνία Έναρξης.
2. Επιλέξτε τα δεδομένα. Επισημάνετε μαζί τις στήλες Εργασία, Ημερομηνία Έναρξης και Διάρκεια, με αυτή τη σειρά — η σειρά των στηλών γίνεται η σειρά των σειρών δεδομένων στο γράφημα, και αυτή η μέθοδος απαιτεί η Ημερομηνία Έναρξης να προηγείται της Διάρκειας.
3. Εισαγάγετε ένα διάγραμμα ράβδων με στοίβαξη. Πηγαίνετε στο Εισαγωγή, μετά Γραφήματα, μετά Γράφημα Ράβδων, και επιλέξτε τη ρύθμιση Στοιβαγμένη Ράβδος 2-Δ. Το Excel σχεδιάζει μια οριζόντια ράβδο για κάθε εργασία, η καθεμία χτισμένη από δύο στοιβαγμένα τμήματα: Ημερομηνία Έναρξης, μετά Διάρκεια.
4. Αποκρύψτε το τμήμα της Ημερομηνίας Έναρξης. Κάντε κλικ απευθείας στο πρώτο (αριστερό) τμήμα οποιασδήποτε ράβδου για να επιλέξετε ολόκληρη τη σειρά δεδομένων, ανοίξτε τη Μορφοποίηση σειράς δεδομένων, και ορίστε τόσο το Γέμισμα όσο και το Περίγραμμα σε Κανένα. Το αρχικό τμήμα κάθε ράβδου εξαφανίζεται, αφήνοντας ένα σύνολο «αιωρούμενων» ράβδων που ξεκινούν ακριβώς στην ημερομηνία έναρξης κάθε εργασίας.
5. Αντιστρέψτε τη σειρά των εργασιών. Από προεπιλογή, το Excel σχεδιάζει την πρώτη σας γραμμή στο κάτω μέρος του γραφήματος, οπότε η λίστα διαβάζεται ανάποδα. Κάντε κλικ στον κατακόρυφο άξονα, ανοίξτε τη Μορφοποίηση άξονα, και τσεκάρετε το Κατηγορίες σε αντίστροφη σειρά. Αυτό μετακινεί και τον άξονα ημερομηνιών στο πάνω μέρος του γραφήματος, κάτι που οι περισσότεροι απλώς αφήνουν όπως είναι.
6. Ορίστε τα όρια του άξονα ημερομηνιών. Κάντε κλικ στον οριζόντιο άξονα ημερομηνιών, ανοίξτε τη Μορφοποίηση άξονα, και ορίστε το Ελάχιστο και το Μέγιστο στις πραγματικές ημερομηνίες έναρξης και λήξης του έργου σας. Αν το αφήσετε σε αυτόματο, το Excel μερικές φορές ξεκινά τον άξονα κοντά στη δική του αφετηρία ημερομηνιών, στη δεκαετία του 1900, σπαταλώντας το μεγαλύτερο μέρος του γραφήματος σε κενές δεκαετίες.
7. Τακτοποιήστε τη μορφοποίηση. Μειώστε το πλάτος διάκενου ώστε οι ράβδοι να μοιάζουν με συμπαγή μπλοκ και όχι με λεπτές γραμμές, χρωματίστε τις ανά φάση ή υπεύθυνο, διαγράψτε ένα υπόμνημα που λέει απλώς «Ημερομηνία Έναρξης» και «Διάρκεια», και προσθέστε ετικέτες δεδομένων με τα ονόματα των εργασιών αν τις θέλετε απευθείας πάνω στο γράφημα.
8. Προσθέστε δείκτη «σήμερα», αν θέλετε. Το Excel δεν διαθέτει ενσωματωμένο αντίστοιχο της γραμμής «σήμερα» ενός εργαλείου Gantt. Η συνήθης λύση είναι μια λεπτή επιπλέον σειρά δεδομένων, ή ένα χειροκίνητα σχεδιασμένο κάθετο σχήμα γραμμής, τοποθετημένο στη σημερινή ημερομηνία — πραγματικά χρήσιμο από τη στιγμή που υπάρχει, αλλά κάτι που πρέπει να θυμάστε να μετακινείτε εσείς οι ίδιοι.
9. Αποθηκεύστε το ως πρότυπο. Μόλις η μορφοποίηση φαίνεται σωστή, αποθηκεύστε ένα αντίγραφο του βιβλίου εργασίας χωρίς τα πραγματικά δεδομένα, ώστε το επόμενο έργο να ξεκινά από ένα έτοιμο γράφημα αντί να χτίζετε το κόλπο της στοίβαξης από το μηδέν.

Τι πραγματικά δεν μπορεί να κάνει αυτή η μέθοδος

Το κόλπο της στοίβαξης παράγει ένα πραγματικό, χρησιμοποιήσιμο γράφημα, και αξίζει να είμαστε ειλικρινείς για το ταβάνι του. Το Excel δεν έχει καμία έννοια εξάρτησης εργασιών. Αν η Εργασία 3 δεν μπορεί να ξεκινήσει πριν ολοκληρωθεί η Εργασία 2, και η Εργασία 2 καθυστερήσει τρεις μέρες, τίποτα μέσα στο βιβλίο εργασίας δεν το γνωρίζει αυτό. Η ράβδος της Εργασίας 3 παραμένει ακριβώς εκεί όπου πληκτρολογήσατε την ημερομηνία έναρξής της, αδιάφορη για τη διπλανή εργασία, μέχρι κάποιος να ανοίξει το αρχείο και να σύρει την ημερομηνία με το χέρι.

Αυτό το μοναδικό κενό προκαλεί τα περισσότερα προβλήματα που συναντούν οι άνθρωποι. Κάθε αλλαγή στο πλάνο γίνεται χειροκίνητη επεξεργασία: μετακινήστε μία εργασία μια εβδομάδα αργότερα, και πρέπει να θυμηθείτε κάθε εργασία που εξαρτάται από αυτήν και να ενημερώσετε εσείς οι ίδιοι το κελί Ημερομηνία Έναρξης της καθεμιάς. Σε ένα έργο οκτώ εργασιών, αυτό είναι μια μικρή αγγαρεία που τελειώνει σε λίγα λεπτά. Σε ένα έργο ογδόντα εργασιών, γίνεται μια μόνιμη ημιαπασχόληση — και ακριβώς το είδος δουλειάς που οι άνθρωποι σιγά-σιγά σταματούν να κάνουν μετά την τρίτη αναθεώρηση, κι έτσι ένα όμορφα μορφοποιημένο διάγραμμα Gantt στο Excel μετατρέπεται σε μια όμορφη μυθοπλασία, ξεπερασμένη κατά τρεις εβδομάδες και ακόμα να προβάλλεται σε συναντήσεις ενημέρωσης.

Το ίδιο ταβάνι εμφανίζεται και σε μερικά συναφή σημεία. Δεν υπάρχει υπολογισμός κρίσιμης διαδρομής, οπότε τίποτα δεν σας λέει ποια αλυσίδα εργασιών ελέγχει πραγματικά την ημερομηνία ολοκλήρωσης και ποια καθυστέρηση είναι αβλαβής. Δεν υπάρχει ενσωματωμένη γραμμή βάσης για να συγκρίνετε τις προγραμματισμένες ημερομηνίες με τις πραγματικές στο χρόνο, εκτός αν διπλασιάσετε στήλες και φτιάξετε τη σύγκριση με το χέρι. Τα ορόσημα δεν έχουν εγγενή δείκτη ρόμβου· ο κόσμος φτιάχνει έναν πρόχειρα με μια ράβδο μηδενικής διάρκειας ή ένα διαμορφωμένο σημείο διασποράς. Και η συνεργασία σημαίνει είτε ανταλλαγή email με το βιβλίο εργασίας μπρος-πίσω, είτε εμπιστοσύνη σε ένα κοινόχρηστο αντίγραφο στο cloud, με τον συνήθη κίνδυνο δύο άτομα να επεξεργάζονται διαφορετικές εκδόσεις του ίδιου πλάνου ταυτόχρονα.

Φανταστείτε μια μετακόμιση γραφείου με δώδεκα εργασίες: κλείσιμο μετακομιστών, συσκευασία IT, συσκευασία αρχείου, ενημέρωση πελατών, ανακατεύθυνση αλληλογραφίας, και ούτω καθεξής. Σχεδιάστε το μία φορά στο Excel και φαίνεται τέλειο την πρώτη μέρα. Μετά οι μετακομιστές αλλάζουν το ραντεβού τους κατά τέσσερις μέρες. Σε ένα εργαλείο που κατανοεί εξαρτήσεις, αυτή η μία αλλαγή διαχέεται αυτόματα σε κάθε εργασία που έχει προγραμματιστεί γύρω της. Στο Excel, είναι δική σας δουλειά να προσέξετε ποιες από τις άλλες έντεκα γραμμές επηρεάζουν πραγματικά οι μετακομιστές, και μετά να τις επεξεργαστείτε μία-μία με το χέρι — εύκολο να το κάνετε προσεκτικά μία φορά, εύκολο να το κάνετε λάθος την τρίτη φορά που συμβαίνει.

Τίποτα από αυτά δεν σημαίνει ότι είναι λάθος να φτιάξετε το γράφημα. Απλώς το κάνει ένα στιγμιότυπο που ξανασχεδιάζετε με το χέρι, όχι ένα ζωντανό μοντέλο που ενημερώνεται μόνο του. Για πολλά έργα, αυτός ο συμβιβασμός είναι απόλυτα αποδεκτός. Για άλλα, είναι ακριβώς αυτό που σιωπηλά στερεί από μια ομάδα το πιο χρήσιμο περιουσιακό της στοιχείο: ένα χρονοδιάγραμμα που όλοι εμπιστεύονται ότι είναι ενημερωμένο.

Excel εναντίον ενός εξειδικευμένου εργαλείου Gantt

Σε παράθεση δίπλα-δίπλα, ο συμβιβασμός είναι μάλλον ξεκάθαρος: το Excel σας κοστίζει χρόνο κατασκευής και συντήρησης, με αντάλλαγμα να παραμένετε μέσα σε ένα εργαλείο που ήδη γνωρίζετε· ένα εξειδικευμένο εργαλείο σας κοστίζει λίγα λεπτά εκμάθησης, με αντάλλαγμα το πλάνο να συντηρείται μόνο του.

	Excel (διάγραμμα ράβδων με στοίβαξη)	Εξειδικευμένο εργαλείο Gantt
Ρύθμιση	Χτίζετε το κόλπο της στοίβαξης μόνοι σας	Έτοιμο σε λιγότερο από ένα λεπτό, φτιαγμένο για τον σκοπό αυτό
Εξαρτήσεις	Καμία — επεξεργάζεστε κάθε επηρεαζόμενη ημερομηνία με το χέρι	Ενσωματωμένες· οι επόμενες εργασίες μετακινούνται αυτόματα
Κρίσιμη διαδρομή	Δεν διατίθεται	Συνήθως υπολογίζεται αυτόματα για εσάς
Επαναπρογραμματισμός	Χειροκίνητα, εργασία-εργασία	Αυτόματη διάχυση όταν αλλάζει μία ημερομηνία
Γραμμή «σήμερα» / πρόοδος	Χειροκίνητη λύση	Συνήθως ενσωματωμένο
Συνεργασία	Βασισμένη σε αρχεία, ή κοινόχρηστο φύλλο με κίνδυνο εκδόσεων	Συχνά ζωντανή και πολυχρηστική
Πού βρίσκονται τα δεδομένα σας	Στο δικό σας αρχείο ή δίσκο	Ποικίλλει — κάποια τρέχουν τοπικά, άλλα στο cloud του παρόχου
Ταιριάζει καλύτερα σε	Μικρά, αρκετά στατικά πλάνα	Πλάνα που αλλάζουν, με πραγματικές εξαρτήσεις

Πότε το Excel είναι πραγματικά η σωστή επιλογή

Μη διαβάζετε τους παραπάνω περιορισμούς ως λόγο να εγκαταλείψετε εντελώς το Excel — για ένα πραγματικό κομμάτι έργων, είναι το σωστό εργαλείο, όχι απλώς το πιο οικείο. Αν το πλάνο σας είναι μικρό, δεν πρόκειται να αλλάξει σχεδόν καθόλου μόλις σχεδιαστεί, και δεν στηρίζεται σε εξαρτήσεις εργασιών, ο χειροκίνητος χαρακτήρας του Excel δεν είναι κόστος που θα νιώσετε ποτέ. Είναι επίσης η σωστή επιλογή όταν το γράφημα χρειάζεται να συνυπάρχει με άλλα δεδομένα που ήδη παρακολουθείτε στο ίδιο βιβλίο εργασίας — έναν προϋπολογισμό, μια λίστα πόρων, ένα αρχείο κινδύνων — αντί σε μια ξεχωριστή εφαρμογή που πρέπει να κρατάτε συγχρονισμένη. Και αν κανείς στο έργο δεν πρόκειται ποτέ να ανοίξει τίποτα άλλο εκτός από Excel, ένα γράφημα που όλοι ήδη ξέρουν να διαβάζουν και να επεξεργάζονται νικά ένα καλύτερο γράφημα που δεν ανοίγει κανείς. Ένα μεμονωμένο event με μια ντουζίνα εργασίες σταθερής ημερομηνίας, ένα απλό χρονοδιάγραμμα ανακαίνισης, ή ένα προσωπικό έργο που παρακολουθείτε μόνο εσείς, είναι όλα καλά «σπίτια» για τη μέθοδο των στοιβαγμένων ράβδων — σχεδιάστε το μία φορά, ρίξτε μια ματιά κάθε εβδομάδα, και ίσως να μην αγγίξετε ποτέ το ζήτημα των εξαρτήσεων.

Πότε είναι ώρα να αλλάξετε σε εξειδικευμένο εργαλείο

Μερικά ειλικρινή σημάδια σας λένε ότι το κόλπο της στοίβαξης έχει πάψει να αποδίδει. Επεξεργάζεστε αρκετά κελιά Ημερομηνίας Έναρξης με το χέρι κάθε φορά που καθυστερεί μία εργασία. Η λίστα εργασιών σας έχει ξεπεράσει τις τριάντα και βάλε γραμμές και το γράφημα έχει γίνει δύσκολο να διαβαστεί με μια ματιά. Χρειάζεται να δείξετε, όχι απλώς να πείτε, ποια εργασία καθορίζει πραγματικά την προθεσμία — το ερώτημα που απαντά καθαρά μόνο μια κρίσιμη διαδρομή. Ή περισσότερα από ένα άτομα χρειάζεται να ενημερώνουν το πλάνο ταυτόχρονα, χωρίς να ανταλλάσσουν αρχεία μέσω email.

Όταν ισχύει έστω και ένα από αυτά, η μετάβαση σε ένα εξειδικευμένο εργαλείο συνήθως αποσβένεται ήδη από την πρώτη αλλαγή στο χρονοδιάγραμμα. Δείτε το πώς να φτιάξετε διάγραμμα Gantt για την ανεξάρτητη από εργαλείο εκδοχή της διαδικασίας, και το σύγκριση δωρεάν εργαλείων Gantt για μια ειλικρινή ματιά στις δωρεάν επιλογές, συμπεριλαμβανομένων εργαλείων που τρέχουν στον browser, όπως αυτό εδώ, που δεν χρειάζονται εγκατάσταση ή λογαριασμό και διαχειρίζονται εξαρτήσεις και επαναπρογραμματισμό αυτόματα.

Οι δύο προσεγγίσεις δεν είναι στην πραγματικότητα αντίπαλες. Το Excel είναι ένας εξαιρετικός τρόπος να σκιαγραφήσετε ένα μικρό, σταθερό πλάνο μέσα σε ένα βιβλίο εργασίας που ήδη εμπιστεύεστε. Ένα εξειδικευμένο εργαλείο κερδίζει τη θέση του τη στιγμή που το πλάνο αρχίζει να αλλάζει. Το να ξέρετε σε ποια από τις δύο περιπτώσεις βρίσκεστε — πριν από τη συνάντηση όπου θα αποδειχθεί ότι το γράφημα είναι ξεπερασμένο κατά τρεις εβδομάδες — είναι όλο το νόημα αυτού του οδηγού.

Συχνές ερωτήσεις

Το Excel διαθέτει ενσωματωμένο πρότυπο διαγράμματος Gantt;

Όχι ένα πραγματικό. Το Excel διαθέτει γραφήματα ράβδων και γραφήματα ράβδων με στοίβαξη· τα πρότυπα τύπου Gantt που κυκλοφορούν online είναι προκατασκευασμένες εκδοχές του κόλπου της στοίβαξης που περιγράφεται παραπάνω, με τη σειρά της Ημερομηνίας Έναρξης ήδη κρυμμένη και μορφοποιημένη για εσάς.

Μπορεί το Excel να δείξει εξαρτήσεις εργασιών σε ένα διάγραμμα Gantt;

Όχι. Ένα διάγραμμα ράβδων με στοίβαξη στο Excel δεν έχει καμία έννοια εξάρτησης μιας εργασίας από μια άλλη, οπότε η μετακίνηση μιας εργασίας δεν μετακινεί ποτέ τις εργασίες που εξαρτώνται από αυτήν. Αν οι εξαρτήσεις έχουν σημασία για το πλάνο σας, αυτό το κενό είναι συνήθως ο πρώτος λόγος για να περάσετε σε ένα εξειδικευμένο εργαλείο Gantt.

Γιατί το διάγραμμα Gantt μου στο Excel εμφανίζει τις εργασίες με λάθος σειρά;

Το Excel τοποθετεί από προεπιλογή την πρώτη γραμμή των δεδομένων σας στο κάτω μέρος του γραφήματος. Επιλέξτε τον κατακόρυφο άξονα, ανοίξτε τη Μορφοποίηση άξονα, και τσεκάρετε το Κατηγορίες σε αντίστροφη σειρά για να επαναφέρετε την πρώτη εργασία στην κορυφή.

Πόσες εργασίες μπορεί ρεαλιστικά να διαχειριστεί ένα διάγραμμα Gantt στο Excel;

Άνετα μέχρι περίπου είκοσι με τριάντα εργασίες, σε ένα αρκετά σταθερό πλάνο. Πέρα από αυτό, η χειροκίνητη δουλειά να κρατάτε συγχρονισμένες τις εξαρτημένες ημερομηνίες μετά από κάθε αλλαγή μεγαλώνει πιο γρήγορα απ' όσο παραμένει χρήσιμο το γράφημα, και ένα εργαλείο χτισμένο γύρω από εξαρτήσεις αρχίζει να αξίζει τον κόπο του.

Πότε πρέπει να περάσω από το Excel σε ένα εξειδικευμένο εργαλείο Gantt;

Το πιο ξεκάθαρο σημάδι είναι να επεξεργάζεστε αρκετά κελιά Ημερομηνίας Έναρξης με το χέρι κάθε φορά που καθυστερεί μία εργασία. Σε αυτό το σημείο, ένα εξειδικευμένο εργαλείο Gantt που επαναπρογραμματίζει αυτόματα θα σας εξοικονομήσει περισσότερο χρόνο απ' όσο κοστίζει να το μάθετε.