Un plan de conferencia a 9 meses que cubre sede, patrocinadores, ponentes, venta de entradas, marketing, equipo audiovisual, escaleta y seguimiento posterior — para organizadores de un evento presencial de 100–1.000 asistentes.
Diagrama prediseñado, listo para abrir y editar.
Abrir en la app →Un congreso son más de 200 plazos entrelazados que fingen ser un solo evento. Los contratos de la sede tienen umbrales de reembolso a 60/30/14 días de antelación. Los ponentes cancelan. Los patrocinadores necesitan tiempo de antelación para el material del stand. Los bloques de habitaciones de hotel se llenan o se liberan. Esta plantilla de 9 meses planifica una conferencia típica de tamaño medio con 100–1.000 asistentes, con los elementos de mayor antelación (sede, patrocinadores, ponentes) en el mes 1 y el impulso de marketing y operaciones intensificándose en las últimas 8 semanas.
Define el público, el tema, el formato (una sola vía o multitrack) y la asistencia prevista. Elabora el presupuesto. Visita y reserva la sede con 6–9 meses de antelación en el caso de sedes populares. El bloque de hotel se negocia al mismo tiempo. Fija la fecha.
Dossier de patrocinio (niveles, contraprestaciones, precios). Contacto con patrocinadores. Los ponentes principales se confirman primero — son el ancla del programa. Convocatoria abierta de ponentes o invitaciones seleccionadas. Gestión de ponentes: biografías, fotos, resúmenes de la charla, requisitos audiovisuales.
Entradas anticipadas en el mes 4. Entradas normales en el mes 6. Campaña de marketing: email, redes sociales, publicidad de pago, alianzas. Seguimiento semanal de ventas. Si las ventas van rezagadas, refuerzo con alianzas adicionales o marketing de contenidos en los meses 5–7. El impulso de la última semana suele suponer entre el 20 y el 30% de las ventas totales.
Programa definitivo (sesiones, salas, horarios). Menú de catering y número de comensales. Proveedor audiovisual e instalación. Señalización. Regalos promocionales y acreditaciones. Viaje y alojamiento de los ponentes. Escaleta del evento — el horario minuto a minuto para el personal.
Recuento final de asistentes para la sede y el catering. Impresión de acreditaciones y programas. Envío del email previo al evento con la logística. Creación de la app del evento (o uso de una plataforma existente). Visita de comprobación de la sede 1–2 días antes. Día de montaje.
Días del evento — personal en cada entrada, equipo audiovisual en cada sala, registro abierto hasta el final del día 1. Captura de fotos y vídeo. Encuesta posterior al evento en un plazo de 48 horas. Emails de agradecimiento a asistentes, patrocinadores y ponentes en el plazo de 1 semana. Informe posterior al evento y lecciones aprendidas.
De 6 a 12 meses para conferencias de tamaño medio (100–1.000 asistentes). Las conferencias más grandes (5.000+) suelen planificarse con 18 o más meses de antelación.
La sede y el catering suelen suponer entre el 40 y el 60% del presupuesto. El equipo audiovisual, entre el 10 y el 20%. Los ponentes, entre el 5 y el 15%, según si se les paga o se les compensa con la entrada.
Entre 4 y 5 meses antes para las entradas anticipadas. Antes de eso la gente se olvida; después, te pierdes el segmento de compradores tempranos.
Abre la plantilla de conferencia, ajústala a la fecha de tu evento y tendrás un plan funcional a 9 meses con los 200 plazos entrelazados ya definidos.
Gantt Chart Maker