Un plan de conférence sur 9 mois couvrant le lieu, les sponsors, les intervenants, la billetterie, le marketing, l'audiovisuel, le conducteur et le suivi post-événement — pour les organisateurs d'un événement en présentiel de 100 à 1 000 participants.
Diagramme prêt à l’emploi, à ouvrir et à modifier.
Ouvrir dans l’app →Une conférence, ce sont plus de 200 échéances imbriquées qui se font passer pour un seul événement. Les contrats de lieu ont des seuils de remboursement à 60/30/14 jours de l'événement. Des intervenants se désistent. Les sponsors ont besoin de délais pour le matériel des stands. Les blocs de chambres d'hôtel se remplissent ou se libèrent. Ce modèle sur 9 mois planifie une conférence type de taille moyenne réunissant 100 à 1 000 participants, avec les éléments à long délai (lieu, sponsors, intervenants) dès le mois 1, et la pression marketing/opérationnelle qui s'intensifie durant les 8 dernières semaines.
Définir le public, le thème, le format (piste unique ou multi-piste), la fréquentation attendue. Construire le budget. Visiter et réserver le lieu 6 à 9 mois à l'avance pour les lieux prisés. Le bloc de chambres d'hôtel est négocié en même temps. Fixer la date.
Dossier de sponsoring (niveaux, contreparties, tarifs). Démarchage des sponsors. Les intervenants principaux sont confirmés en premier — ils sont le pilier du programme. Appel à intervenants ouvert ou invitations ciblées. Gestion des intervenants : biographies, photos, résumés des interventions, besoins audiovisuels.
Billets en prévente au mois 4. Billets au tarif normal au mois 6. Campagne marketing : email, réseaux sociaux, publicité payante, partenariats. Suivi hebdomadaire des ventes. Si les ventes traînent, démarchage de partenaires supplémentaires ou marketing de contenu aux mois 5 à 7. La dernière semaine représente généralement 20 à 30 % des ventes totales.
Programme définitif (sessions, salles, horaires). Menu du traiteur et nombre de couverts. Prestataire audiovisuel et installation. Signalétique. Goodies et badges. Voyage et hébergement des intervenants. Conducteur de l'événement — le déroulé minute par minute pour l'équipe.
Décompte final des participants pour le lieu et le traiteur. Impression des badges et des programmes. Envoi de l'email pré-événement aux participants avec les informations pratiques. Création de l'appli de l'événement (ou utilisation d'une plateforme existante). Visite du lieu 1 à 2 jours avant. Jour d'installation.
Jours de l'événement — personnel à chaque entrée, équipe audiovisuelle sur chaque piste, accueil ouvert jusqu'à la fin du jour 1. Captation photo et vidéo. Sondage post-événement dans les 48 heures. Emails de remerciement aux participants, sponsors et intervenants dans un délai d'une semaine. Rapport post-événement et enseignements tirés.
6 à 12 mois pour une conférence de taille moyenne (100 à 1 000 participants). Les conférences plus importantes (5 000+) se planifient souvent 18 mois ou plus à l'avance.
Le lieu et la restauration représentent généralement 40 à 60 % du budget. L'audiovisuel, 10 à 20 %. Les intervenants, 5 à 15 %, selon qu'ils sont rémunérés ou simplement défrayés.
4 à 5 mois avant pour la prévente. Plus tôt, les gens oublient ; plus tard, vous manquez le segment des acheteurs précoces.
Ouvrez le modèle de conférence, ajustez-le à la date de votre événement, et vous obtenez un plan opérationnel sur 9 mois avec les 200 échéances imbriquées déjà positionnées.
Gantt Chart Maker